E-Rechnungspflicht: ab wann, für wen, mit welchen Ausnahmen
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie sie bei Rechnungen an andere Unternehmen ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz. Hier stehen die Fristen, die Ausnahmen und was als E-Rechnung zählt.
Die Fristen
- Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
- Alle dürfen noch Papierrechnungen schreiben. Eine PDF per E-Mail ist erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
- Diese Übergangsregel gilt nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 (nach § 19 Abs. 3 UStG) höchstens 800.000 Euro betrug. Wer mehr Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen.
- Alle Unternehmen stellen bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland E-Rechnungen aus, abgesehen von den Ausnahmen unten.
Maßgeblich ist, wann Sie die Leistung erbracht haben, nicht das Rechnungsdatum. Für EDI-Verfahren, die zwischen Geschäftspartnern schon laufen und die Norm nicht erfüllen, gilt eine eigene Übergangsfrist bis Ende 2027.
Wer betroffen ist
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland. Für Rechnungen an Behörden gelten eigene Regeln, beim Bund ab 1.000 Euro. Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind auch Freiberufler, Vermieter und Ärzte, selbst wenn sie nur steuerfreie Umsätze haben.
Wer keine E-Rechnung ausstellen muss
- Rechnungen an Privatkunden. Für Verbraucher ändert sich nichts.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV).
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
- Rechnungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine.
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel ärztliche Heilbehandlungen.
Ausgenommene dürfen trotzdem freiwillig E-Rechnungen schicken. Manche Kunden verlangen das, weil ihre Buchhaltung sie automatisch einliest.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine Datei mit strukturierten Daten nach der europäischen Norm EN 16931, die eine Software ohne Abtippen verarbeiten kann. Eine PDF aus Word oder Excel ist keine E-Rechnung, auch nicht mit Unterschrift oder per E-Mail. In Deutschland üblich sind:
- XRechnung: reines XML ohne sichtbares Layout. Der übliche Standard bei Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF, in der die Daten zusätzlich als XML stecken. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
Bei ZUGFeRD sind die XML-Daten maßgeblich. Weichen sie von der sichtbaren PDF ab, gilt das XML. Andere Formate sind erlaubt, wenn Sie das mit dem Empfänger vereinbaren und alle Pflichtangaben auslesbar sind.
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Quellen
§ 14 und § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, §§ 33, 34, 34a UStDV. Die Auslegung der Finanzverwaltung steht in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 und in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Diese Seite ist eine Zusammenfassung und keine Steuerberatung. Bei Fragen zu Ihrem Fall hilft Ihre Steuerberatung.